Публікуємо авторську колонку коуча Юлії Домбровської про те, які міфи про планування та управління часом заважають нам усе встигати.
У цій колонці:
Привіт! Мене звати Юлія, я коуч, соціологиня-просвітниця і студентка. У мене є чоловік, кішка та улюблене хобі — танці. Я з власного досвіду знаю, що встигати все — реально, тож буду ділитися секретами, як з цим впоратися.
Сьогодні хочу розповісти міфи про тайм-менеджмент, які заважають встигати все, чого нам хочеться. Але почнемо із самого початку — із визначення. Раджу завжди стартувати із цього, щоб чітко розуміти, із чим ти маєш справу.
Що таке тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — це система організації та планування часу. Вона допомагає розподіляти його на різні сфери життя і задачі так, щоби бути ефективним — витрачати менше часу й сил, а результату отримувати більше.
Тайм-менеджмент ніби пазл складається з кількох частин:
- навички планування завдань — постановка конкретних цілей та розбивання їх на менші завдання, створення щоденних та щотижневих завдань, використання календарів, додатків для планування;
- встановлення пріоритетів — важливо розуміти, що деякі завдання або цілі мають більший вплив чи значення, ніж інші, тому встановлення пріоритетів допомагає визначити, на що необхідно зосередити свою увагу та енергію;
- контроль над витраченим часом — здатність ефективно розподіляти години і хвилини, зосереджуючись на тому, що справді важливо, це вміння виділяти головне й уникати витрати часу на зайві речі;
- оптимізація робочого процесу — це пошук найбільш ефективних і швидких шляхів виконання завдань та вдосконалення способів роботи, щоб досягти кращих результатів, витрачаючи менше зусиль.
Самураю потрібна ціль
Щоб зрозуміти, чи реально все встигати, необхідно усвідомити, що саме тобі потрібно встигнути. Тобто в тебе має бути мета.
Рухатися життям без мети характерно для самураїв, для яких шлях і є метою. На відміну від них, більшість сучасних людей мають певні потреби. Тож зазвичай мета — задовольнити їх. Щоб ціль мотивувала рухатися, вона має бути чітко сформульована та обов’язково мати такі характеристики: досяжність, вимірюваність, чіткий дедлайн.
- Досяжність — важливо, щоб мета відповідала твоїм можливостям і ресурсам. Намагання досягти завдання, яке надто амбіційне або недосяжне, може призвести до розчарування та втрати мотивації.
- Вимірюваність — дозволяє відстежувати прогрес та оцінювати досягнення. Наприклад, якщо твоя мета пов’язана з фізичною активністю, вимірювані показники, такі як кількість кроків чи час тренувань, допоможуть об’єктивно визначити результати.
- Чіткий дедлайн — визначений термін або дедлайн надає твоїй меті конкретність та тиск. Це стимулює дії та допомагає уникнути відкладання. Мета без термінового обмеження може втратити свою актуальність і ефективність.
Визначити шлях, щоб дійти до мети, допомагають цілі. Тож розберімося, як правильно їх собі ставити.
Шлях до цілі складається з точки А (де ти зараз), точки Б (де ти хочеш бути) і відрізку між ними — тобто твоїх зусиль і вчинків. Щоб метод працював, ці дві точки повинні бути не абстрактними, а максимально чіткими. Так ти даєш мозку можливість бачити одразу всі варіанти, як побудувати маршрут до обраної мети. Наприклад, зараз ти в точці А — їздиш на роботу в офіс і заробляєш там х грн на місяць, а точка Б — це ти працюєш із дому й заробляєш х3 грн на місяць.
Неможливо опанувати тайм-менеджмент без вміння ставити собі чіткі реальні цілі. Саме вміння їх досягати у встановлені терміни і є показником, що ти володієш мистецтвом управління часом.
Це, власне, один із секретів, як мені вдається все встигати. Я чітко формулюю свої цілі, знаю для чого вони мені потрібні і як я буду їх досягати. Тож ніхто не може збити мене зі шляху, бо я на 100 % впевнена — він правильний і приведе мене туди, куди я запланувала. Я не витрачаю час на сумніви й постійну зміну планів.
Це перегукується з моїм кредо, за яким я живу вже п’ять років: «Не дозволяй чужим обмежувальним установкам обмежувати свої можливості».
Важливо: перед тим, як ставити цілі, переконайся, що вони:
- потрібні саме тобі, а не навіяні оточенням чи суспільством — ти дійсно хочеш досягти цієї мети, це саме те, чого ти прагнеш, і відчуваєш внутрішню мотивацію до її досягнення;
- справді цінні для твого розвитку;
- їх виконання зробить твоє життя кращим, ніж зараз.
Міфи про тайм-менеджмент
Я часто чую від людей, що керувати часом неможливо, бо він непередбачуваний і нестримний. Є ті, хто вважають, що через тайм-менеджмент їм доведеться працювати більше і виснажливіше. Хтось впевнений, що планування зробить його схожим на робота, який не має свободи. Проте все це — міфи та помилкові установки.
Стереотипи й негативні установки — це зло. Через них ми щодня ходимо одними й тими ж «стежками». Стереотипи породжують деструктивні звички — дії, які ми виконуємо неусвідомлено, на автопілоті. Це негативні, шкідливі дії або патерни поведінки, які ми виконуємо автоматично та неусвідомлено, і які перешкоджають нашому розвитку та досягненню цілей, гальмують особистісний розвиток.
Деструктивна установка не будує нові нейронні зв’язки, вона навпаки гальмує і збільшує дистанцію між тобою та твоєю ціллю. Коли ти вивчаєш нове або розв’язуєш проблему, у мозку створюються нові зв’язки між нейронами. Деструктивні установки можуть порушувати або гальмувати цей процес, ускладнюючи досягнення цілей та успіху. Це повний антонім прогресу. Власне, мета коучингу — позбавлення від цих установок.
Міфів довкола тайм-менеджменту існує безліч. Хочу розвінчати декілька найпопулярніших.
Міф № 1: тайм-менеджмент використовують лише в бізнесі
Керування часом корисно освоїти кожному, хто хоче організувати свій час, щоби приділяти його роботі, навчанню, творчості чи відпочинку. Така навичка допомагає уникати перенавантаження, стресу й досягти більшого балансу між роботою та особистим життям. Планування і розставлення пріоритетів — більш збалансований підхід до щоденних обов’язків і відпочинку. Сприймай тайм-менеджмент не як обов’язок чи складну систему, а як буденну річ, доступну кожному.
Міф № 2: цьому неможливо навчитися — це божий дар
На щастя, ні. Тайм-менеджмент — це навичка, а будь-яку навичку можна розвинути. Тому з правильними підходами та практикою кожен може її покращити. Щоб навчитися тайм-менеджменту, існує безліч готових практик і методик. Наприклад, раджу починати із матриці Ейзенхауера.
Дуайт Девід Ейзенгауер — 34-й президент США, який створив власну матрицю, щоб організовувати щоденні завдання за ступенем їх важливості та терміновості. Його методика дає змогу чітко визначити пріоритети для досягнення цілей.
Читай також: «Улюблений алкоголь президентів США».
Щоб скласти матрицю Ейзенхауера, зроби таблицю із чотирма квадрантами. «Квадрант» — це термін, що походить від латинського слова «quadrans», що буквально перекладається як «чверть».
Горизонтальна і вертикальна віхи утворюють чотири квадранти, де завдання розташовуються відповідно до їх терміновості та важливості. Горизонтальна вісь — це ступінь важливості завдань, а вертикальна — їх терміновість.
Розбий велику мету на маленькі частинки. До речі, з тим, щоб скласти покроковий план для досягнення мети тобі може допомогти штучний інтелект. Можна розповісти Chat GPT про свою ціль і попросити його розробити для тебе стратегію, як її досягти.
Розподіли цілі по відповідних квадрантах і виконуй у визначеному порядку:
Квадрант 1: важливе й термінове. Це завдання, що мають велике значення та потребують негайної уваги. Вони стають першочерговими.
Квадрант 2: важливе, але не термінове. Ці завдання можна планувати на майбутнє, враховуючи їх необхідність.
Квадрант 3: термінове, але не важливе. Завдання, які потребують негайної уваги, але не настільки важливі, щоб ставити їх у пріоритет. Їх варто виконати, коли важливі питання вже закриті.
Квадрант 4: не важливе й не термінове. Завдання, які не є терміновими та мають менше значення. Вони можуть бути відкладені або виконані в майбутньому, коли буде вільний час.
Коригуй таблицю, коли з’являються нові цілі, а вказані раніше — виконуються.
Міф № 3: тайм-менеджмент тільки для перфекціоністів
Цей міф виник через уявлення, що тайм-менеджмент це чіткий та докладний план, який треба виконати бездоганно. Насправді тайм-менеджмент може бути адаптований до різних стилів роботи, життя та особистих підходів. Він не обов’язково вимагає від людини ідеального виконання, але ймовірно цього може хотіти внутрішній перфекціоніст.
Спробуй підійти до цього питання творчо й не забороняй собі змінювати плани. Якщо запусуєш щоденний список справ хаотично в різних нотатниках — продовжуй. Інтегруй нову навичку поступово: спершу відпрацьовуємо регулярність — не має значення, де ти пишеш свій план на день, але роби це щодня. Коли планування стане рутиною, тоді й обирай цифровий застосунок чи один красивий блокнот.
Ще один доказ, що тайм-менеджмент для всіх — це попередня зима в Україні. Адже усім довелося екстрено вчитися керувати часом через непередбачені умови.
Читай також: «15 штук, які варто купити до початку блекаутів».
@nihai_ Найкраща книга по тайм-менеджменту🥹
♬ Щоб не було – DOROFEEVA
Міф № 4: це втрачений час на планування
Поглянь на час, як на гроші: планування — це перевірені інвестиції, а продуктивність — це великі дивіденди від них.
Визначити успішність планування можна через реальні результати. Згадай ці чудові відчуття, коли все встиг і ще трішки часу залишилося — кайф, правда. Це один із найкращих подарунків собі та неоціненний вклад у ментальне здоров’я. Ми живемо в постійному стресі, тому перенавантажуємо нервову систему так, що не хочеться та не можеться нічого досягати. Якщо ти оптимально розподіляєш свій час, чітко плануєш та рухаєшся згідно з планом, то не лише «встигаєш усе», а й піклуєшся про себе. Планування — це гігієна думок, а вкладений у планування час — інвестиції у власне здоров’я.
Міф № 5: Краще жити в моменті, не планувати завчасно
Планування не означає відмову від життя в моменті. Навпаки, цей інструмент допомагає створювати умови для повнішого та насиченішого життя. Коли ти маєш план, то почуваєшся навіть трішки розслабленіше. А ще — маючи план, ти точно знаєш, що буде: коли працювати, коли відпочивати, коли подорожувати. Тож виходячи з плану, ти можеш рухати ці слоти часу, чи швидко переносити справи, якщо з’являється можливість, яку не варто втрачати. Це спосіб ефективного використання часу, а не клітка. Саме завдяки тайм-менеджменту ти зможеш відчути контроль над власним життям і обирати — рухатися за планом, чи піддатися спокусі та гайнути в гори.
Бо коли не знаєш, куди йти, життя може привести тебе в неочікувану точку. Як цю дівчинку, наприклад:
@oksana_nadolska План пішов не туди😂 #вчителька #вчитель #планнажиття #жінка #teacher #teachersoftiktok
♬ Woman – BoA
Боятися пробувати — до мети не дійти
Деструктивні установки, про які я розповідала вище, це перепони, що заважають нам дійти до омріяної точки Б. Вони частенько звучать як відмазки, коли не готовий докладати достатньо зусиль, щоб змінити своє життя. Щоб зрушити з місця — з точки А, — їх необхідно здолати. Почни з малого — щодня складай список маленьких задач та виконуй їх. Важливо щоденно рухатися до своєї мети, навіть якщо це невеликі кроки.
Усе геніальне — просто. Не будуй десятиповерхові задачі. Кроки мають бути максимально простими. При цьому, вони залишаються важливими, тож не варто їх знецінювати. Звертай увагу на ці моменти знецінення та інші установки у своїй голові, й вчися відокремлювати їх від реальності, у якій живеш.
Час — наш найцінніший ресурс. Тому, як казали у фільмі «Один вдома», не витрачай його на те, що псує «зуби й голову». І не намагайся робити все ідеально — спробуй сьогодні бути краще, ніж ти був учора.
