Як планувати, щоб досягати цілей

Розбираємося, чи працює планування і як планувати свій час, щоб не гаяти його марно.

Планування —  це не просто модний метод психологічної роботи із самим собою. Воно дозволяє прописати цілі таким чином, аби мозок витрачав менше сил на реалізацію мети. Тобто, планування —  це полегшення роботи для мозку із самого початку роботи з будь-яким завданням.

Жахливе відчуття, коли наприкінці робочого дня безсило падаєш на ліжко, але намагаючись пригадати, що ж корисного зробив сьогодні, розумієш, що витратив енергію на досить безглузді речі. На цьому моменті в гру вступають тривожність, відчуття провини, незадоволення собою і починають грати сумний вальс на залишках нервів.

Якщо тобі знайоме відчуття, ніби в життя увірвався Грінч і замість Різдва вкрав декілька годин із доби, то рано чи пізно тебе навідувала думка: треба щось змінювати. Планування і життя за графіком здаються чарівною паличною, що допоможе нарешті встигнути все. Проте чи працює це насправді? Спойлер: так.

Читайте також: «Прокрастинація vs самодисципліна»

Зазвичай люди страждають від однакових проблем, тому варіанти їх вирішення вже придумали до нас. Один із них — планування, управління життям або тайм-менеджмент. Це зміна мислення, що допомагає впоратися зі стресом і адаптуватися до змін. Керування часом дозволяє людям виконувати більше задач за менший час та робити це краще. Але є нюанс.

Якщо в тебе немає цілей, планування перетворюється на організоване марнотратство життя. «Немає більшого безглуздя, ніж ефективно робити те, чого взагалі не треба було робити», — каже Пітер Друкер, американський учений і консультант у галузі менеджменту. Тобто, усім нам потрібен план.

Ще Антуан де Сент-Екзюпері казав: «Ціль без плану — лише бажання». Важливо розуміти, що мати мету — не означає мати план. Можна безмежно довго прагнути почати бігати, але нічого не зміниться, поки ти не звільниш для цього час у щоденній рутині.

Щоби правильно ставити цілі, потрібно щиро відповісти на питання — «чого я насправді хочу?», «для чого це мені потрібно?». Виходячи з відповідей побудувати шлях, розбитий на маленькі кроки. Наприклад, якщо ти хочеш стати більш здоровим, цю мету потрібно поділити на напрямки: пройти чек-ап організму, почати займатися регулярно спортом, налагодити харчування та режим сну. І кожен із напрямків — на ще менші, практичні, буденні задачі: купити потрібні продукти, записатися в спортзал, здати аналізи та лягати спати і прокидатися в один час.

Чому потрібне планування

Планування дає змогу:

1. Бути ефективним. Працювати не більше, а якісніше. Пам’ятай: бути зайнятим — це не те саме, що бути продуктивним. Складаючи план тобі буде простіше орієнтуватися на результат, виділяти дійсно важливі справи та не гаяти час на дрібниці.
2. Дотримуватися work-life balance, а значить застерігати себе від ризиків вигорання і перевтоми.
3. Зменшити стрес. Відчуття контролю над своїми щоденними справами робить людину впевненішою у своїх діях. Крім того, якщо слідувати чіткому плану та відстежувати свої успіхи, знизиться рівень тривоги, адже в тебе завжди перед очима буде доказ власної продуктивності та успішності. Це надійний метод боротьби з деструктивним стресом, який негативно впливає як на ментальне, так і фізичне здоров’я.
4. Прибрати безлад. Дослідження показують, що безлад може негативно вплинути на пам’ять, психічне здоров’я та навіть харчові звички. Використання паперового планувальника — це спосіб звільнити свою голову та виплеснути думки на папір, щоби позбутися безладу та впорядкувати все інше. Додатковий бонус: це спрощує прибирання та організацію твоїх улюблених просторів, звільняючи тебе, щоб жити та працювати якнайкраще.
5. Покращити навчання. Дослідники пишуть, що планування на папері допомагає покращити навчання та пам’ять.
6. Стати щасливішим. Учені дослідили вплив планування на відчуття щастя людини. Просто дивитися на розклад і бачити, що в тебе є подія чи відпустка, яку ти з нетерпінням чекаєш, може призвести до позитивного очікування та відчуття щастя.

Чому планувати складно

Ми не плануємо, бо помилково впевнені, що інтуїтивно здатні менеджерити своє життя достатньо добре (але це не так). Мозку потрібна стабільність і розуміння: куди та для чого ми повинні рухатися. Ще він любить графіки й жити на «автопілоті», тому що це суттєво спрощує наше життя. Організму потрібно витратити набагато менше ресурсів і енергії, якщо щодня він виконує однакові або подібні рутинні задачі в одній послідовності в однаковий час — за звичкою.

Нам складно планувати, бо це ще одна відповідальна задача, яку потрібно виконати. Окрім складання плану, його потрібно дисципліновано дотримуватися. Для цього варто мати його постійно перед очима, а наприкінці дня викреслювати виконані задачі чи переносити їх у стовпчик «виконано». Це допомагає мотивувати себе до подальших дій і відстежувати прогрес.

Ми інколи не виконуємо план, адже складати його потрібно з розумом. Наприклад, щоб не потрапити в пастку прокрастинації, не варто брати на себе більше роботи, ніж ти здатен виконати. Розбивати важкі задачі потрібно на дрібні, щоб не було спокуси їх відкладати на потім. Якщо ми не виконуємо план, наш організм реагує на це стресом. Це сигнал, що щось потрібно змінити: або в самому графіку, або в нашому ставленні до нього.

Для розумного планування існують різноманітні методики.

Як планувати свій час, щоб усе встигати: методи й підходи

Методів планування існує безліч — вони можуть доповнювати один одного, а можуть заперечувати. Варто обрати найзручніші для себе та скомбінувати їх. Тож, із чого почати:

1. Не тримай у голові. Головна функція мозку — забувати. Як правило, він із нею чудово справляється. Найкраще переконуєшся в цьому, коли зранку із джезвою в руках розумієш, що купити каву треба було ще вчора, а ще потрібно було привітати бабусю з днем народження. Упс. Мозок не здатний концентруватися на багатьох речах водночас і, тим більш, робити це ефективно. Тож у першу чергу, потрібно виписати абсолютно всі свої задачі: робочі, особистісні, побутові, з навчання, цілі, мрії. Можна використовувати таблицю в Exel, блокнот-планер чи будь-які додатки для планування. Поділимось кількома застосунками для планування:

@miro_stasy

Зберігай собі в пиши, якими додатками користуєшся ти, в коментарях! Trello – це сервіс, для планування. Що дає змогу зібрати всі завдання, ідеї та обговорення на спеціальних дошках. Hour Blocks — це цифровий календар, який допомагає зосередитись на одній конкретній справі. MindMeister – додаток, який створено за принципом майндмепінгу. Корисно для створення стратегічного бачення, чи фіксування нових ідеї) Weekdone – сервіс, який дає змогу збирати звіти від працівників. Evernote – додаток для створення, редагування та організації нотаток. Notion – застосунок, де зібрані всі популярні формати, які використовують для організації роботи: нотатника, канбан-дошки, to-do списку, таблиць та текстових документів. #додатки #бізнес #планування #додаткидляпланування #застосунок

♬ Roxanne – Instrumental – Califa Azul

• Focus To-Do — таймер Pomodoro і таск-менеджер;
• Trello — канбан-дошка для планування особистих справ та командної роботи;
• Forest — таймер для телефону, який допомагає не зачіпати гаджет у час, відведений для роботи. Поки ти не торкаєшся смартфону, на екрані росте дерево, а якщо ти розблоковуєш телефон у «заборонений» час, воно руйнується.
• Notion — зручний онлайн-нотатник для зберігання і структуризації будь-якої інформації, де її можна кастомно (за власним смаком) оформити;
• Todoist — планувальник, який можна налаштувати під різні методи;
• SingularityApp — таск-менеджер, який вміє перероблять листи з електронної пошти в задачі.

До речі, згідно з дослідженням Домініканського університету, люди, які записують свої цілі, досягають значно більше, ніж ті, хто цього не робить. Але пам’ятай: без бажання і дисципліни жоден блокнот не матиме сенсу. Мало завести план — потрібно його дотримуватися.

2. Пріоритетність. Наступний крок — зрозуміти, які задачі насправді важливими, і пам’ятати: не все термінове є важливим, і не все важливе є терміновим. Для цього зручно користуватися матрицею Ейзенхауера або, як її ще називають, 4D тайм-менеджменту (Do, Delete, Defere, Delegate). Усі справи потрібно розмістити по чотирьох категоріях матриці.
   

• Важливо й терміново — виконати (Do). Це важливі завдання із дедлайнами.
• Важливі та нетермінові — запланувати (Defere). Це справи без крайнього терміну, які потрібні для особистісного розвитку (спортзал, курси).
• Неважливі та термінові — делегувати (Delegate). Наприклад, побутові справи, купівля продуктів. Для робочих питань може бути сенс найняти помічника.
• Неважливі та нетермінові — видалити (Delete). Це заняття, які не приносять користі в роботі та не допомагають досягати мети. Наприклад, гортати стрічку в соцмережах, грати у відеоігри, дивитись телевізор. Такі справи забирають багато часу, тому їх треба контролювати чи відмовитись зовсім.
  

1. Різні терміни. План можна складати на різноманітні терміни: день, тиждень, місяць, рік. Найкраще визначити свою головну мету і від неї йти до менших задач, ніби «подрібнювати» глобальну ціль на маленькі. Таким чином починати від плану на рік до плану на день. Якщо через рік хочеться отримати нову роботу, то зараз потрібно щодня приділяти певний час на навчання. Так і запиши.
   
   Найкраще складати план на день звечора. Це допоможе заощадити зранку час, спокійно зібратися з думками та одразу розпочинати виконання задач. Намагайся записувати справи в порядку їх виконання.

2. Наступним кроком потрібно визначити головну справу кожного дня. Лаура Вандеркам, авторка книги «168 годин: у вас набагато більше часу, ніж ви думаєте» рекомендує щодня планувати не більше 3–5 важливих невідкладних справ, а інші — ігнорувати. Письменниця радить інколи запитувати себе: «Якби світло в нашому домі відключали о 6 годині, що б я постарався зробити перш за все?» — і потім братися за ці справи. Нам у сучасних реаліях навіть уявляти цього не потрібно.
   
   Варіацій цього методу існує безліч — наприклад, принцип дев’яти справ. Він базується на ієрархії завдань: протягом дня потрібно «закрити» одне велике завдання, три менших та п’ять дрібних. У деяких пунктах варто давати собі вибір — наприклад, піти на подію або почитати книжку.

3. Робота за таймером. Якщо завести звичку працювати за таймером, з’явиться розуміння ціни свого часу. Це допоможе працювати продуктивніше, керувати очікуваннями, тренувати силу волі й запобігати вигорянню. Як приклад — техніка Pomodoro (метод помідора), яка полягає в тому, що ти витрачаєш 25 хвилин на роботу і п’ять хвилин на відпочинок, і так по колу. Через кожні чотири повтори — перерва 30 хвилин. Однаково важливі як проміжки роботи, а і проміжки відпочинку. Щоб методи працювали, важливо відпочивати та повертатися до завдання у встановлений час.

Таймер називається «помідорним» тому, що його автор Франческо Чірілло спочатку використовував невеликий кухонний таймер у вигляді помідора.

4. Аналізуй наприкінці кожного дня, що вдалося зробити, а що ні. Не бери на себе більше, ніж можеш витримати. Не намагайся бути перфекціоністом — це вбиває продуктивність і приносить більше шкоди, ніж користі.

Як усе встигати: лайфхаки, які працюють

Порада 1. Слідкуй за часом

Вставай раніше. Розпочати можна із наведення будильника на 15 хв до звичайного часу пробудження. Цей час можна витратити на зарядку, ранкове читання книжки (бо ж на це завжди бракує часу) чи медитацію.

Позбудься крадіїв часу. Щоб увійти в стан повної концентрації та зосередженості на роботі потрібно певний час налаштовуватися. Проте, щоб випасти із цього «потоку», достатньо одного сповіщення з Instagram. Трохи фактів: у 2022 році середньостатистичний користувач проводив у соціальних мережах дві з половиною години щодня, а власник смартфона за день розблоковує свій телефон близько 150 разів.

З’ясуй, куди зникає твій час — результат може здивувати. Можливо, це нескінченний потік сповіщень, або керівник, який засипає новими завданнями, чи колега, якому постійно хочеться потеревенити.

Порада 2. Розділяй та групуй задачі

«Їжте живу жабу щоранку, і до кінця дня з вами не станеться нічого гіршого», — сказав колись Марк Твен. Це, звісно, метафора, проте дуже яскрава: берись спершу за найскладнішу й найнеприємнішу задачу, тоді до кінця дня працювати буде простіше. Звісно, існують і протилежні підходи: деякі спеціалісти радять виявити власний «пік» продуктивності та планувати найважливіші задачі саме на цей період.

Принцип двох хвилин. Введи у своє життя звичку виконувати задачу одразу, якщо на це потрібно витратити одну-дві хвилини. Це допоможе вберегти себе від сотень відкладених «на потім» дрібниць.

Список дрібних справ. Веди в нотатках телефону список задач, які можна виконати за декілька хвилин, коли є трохи вільного часу — очікуючи в черзі або під час поїздки в транспорті. Наприклад, замовити корм для собаки, записатися в перукарню, прочитати відкладену статтю, відповісти на е-мейл. Щоразу, коли з’явиться час, замість того, щоб згаяти його, гортаючи тіктоки чи рілси, можна виконувати справи із цього списку.

Групуй схожі завдання — так мозок обробляє їх набагато швидше. Якщо вам потрібно зробити кілька дзвінків або онлайн-покупок, зробіть їх поспіль. Це суттєво спрощує процес.

Уникай «дерева задач». Коли ми починаємо займатися якоюсь важливою справою, по ходу роботи починають виникати дотичні питання, що також потребують вирішення. Із цих «підзадач» можуть виникати нові питання — таким чином початкова справа розгалужується і розростається ніби крона дерева. Важливо зазначити ці питання для себе (а краще — записати), проте в жодному разі не перемикатися одразу на їх вирішення. Багатозадачність не приводить до якісних результатів. Переважно людина здатна якісно виконувати одну задачу за одиницю часу.

Порада 3. Залишай простір для спонтанності

Не плануй справи впритул. Краще залишати між ними інтервал 15–30 хвилин, особливо якщо мова йде про зустрічі. Інакше запізнившись в одне місце, бо транспорт не ходив через повітряну тривогу, весь план на день посиплеться як картковий будинок, а це зайвий стрес, якого треба уникати.

Не плануй більше 60 % часу. Це дуже тисне на свідомість. Якщо розпланувати все життя погодинно під зав’язку, це буде більше схоже на колонію суворого режиму. Завжди потрібно залишати вільний час для відпочинку та спонтанності. Цим лайфхаком у своїй книзі «Дій! Другі 100 000 кроків до успіху» ділиться коуч Роман Кушнір.

Складай список справ на дозвілля. Не треба планувати 40 % вільного часу, який залишиться, проте добре мати список справ, які в цей час можна виконати. Сюди можна віднести перегляд фільму, приділення уваги своєму хобі, зустріч із друзями.

Отож, як менше хвилюватися і більше встигати — відповідь на питання закладена в ньому самому. У першу чергу варто сповільнити ритм і перестати вимагати від себе понаднормових результатів. Бери на себе рівно стільки задач, скільки зможеш виконати.

Чим глобальнішу ціль ми перед собою ставимо, тим легше втратити до неї мотивацію. Коли ми наповнюємо своє життя невеликими задачами, які нам легко виконати, мозку вони не видаються такими страшними, тож він не наполягає відкласти їх на потім. Коли на додачу до цього ми маємо структурований план дій, набагато простіше розподіляти свій час, працювати якісно, а не цілодобово, і не відчувати провини за те, що витрачаєш цінні миті життя невідомо на що.