Валерія Шевченко Talent Acquisition team lead MAUDAU ділиться досвідом.
У цій статті:
Передноворічний сезон — це не тільки приємні передчуття свята, а й довгоочікуваний шопінг: потрібно купити подарунки, смаколики до столу, декор чи просто щось для душі. А для MAUDAU — це час турбошвидкості, коли першочергова задача — якісно обробити і швидко доставити всі замовлення.
Ми розпитали лідера команди залучення талантів Валерію, як їм вдалося розширити склад на 300 співробітників за рекордні півтора місяця та з якими неочікуваними нюансами вони зіштовхнулися в процесі.
Як ми наймали людей на роботу в MAUDAU перед Новим роком
Перший активний період у компанії стався ще влітку, перед днем народження MAUDAU. Потрібно було розробити велику кількість промоакцій і вчасно обробити замовлення, щоб гості отримали справжній «вау-ефект». І тут стався збій і ми не змогли якісно й завчасно спланувати потребу в персоналі, щоб реалізувати всі наші амбіції під час святкування і величезної кількості акцій та продажів. Саме влітку команда MAUDAU відчула потребу в кількох сотнях нових співробітників — комірників, приймальників, старших зміни — найняти яких потрібно було трохи більше ніж за місяць, а процеси виявились не готовими для цього.
На той час ресурсу команди залучення талантів вистачало лише на те, щоб найняти 15–20 людей на місяць. А попереду ще один пік — Чорна П’ятниця в листопаді та Новорічні свята.
Тож наша задача із зірочкою у високому сезоні 2023 була — найняти більше ніж 300 співробітників за 1,5 місяця, не маючи на початку рекрутерів, які відповідають за масовий найм. Також добудувати, адаптувати й постійно покращувати процеси як people, так і операційні на ходу.
Було вирішено перебудувати як процес пошуку й найму людей, так і роботу всередині People-команди. Насамперед виникла потреба найняти 3х рекрутерів, які спеціалізуватимуться на масовому наймі. Після найму рекрутерів ми мали ситуацію, в якій 3є рекрутерів, знаходячись в процесі активної адаптації в компанії, наймають 300+ співробітників на лінійні ролі.
Також виникла потреба адаптувати всі процеси під масові виходи, адже була потреба виводити від 30 до 50 людей на тиждень, якісно оформлювати, адаптувати та мінімізувати час до виходу на максимальну продуктивність, що вимагало ще й оптимізацію операційних процесів. Розвиток процесів People-команди відбувався постійно й це був непростий період для всіх, адже нові співробітники одразу потрапляли в активні робочі процеси. Що допомогло — так це чітко розуміти спільну мету.
Валерія: «Місія компанії — забрати в Гостя рутину та зберегти його час на важливіші справи (родину, друзів, хобі). Щоб зробити це по-справжньому, ми маємо надати йому найкращий сервіс. Зробити сервіс якіснішим допомагає швидкість у збірці та оформленні замовлень, а це можливо тільки за умови достатньої кількості кваліфікованих співробітників та працюючих процесів.
Задача people команди залучити потрібну кількість MAUDAUвців, які зацікавлені в наданні високоякісного сервісу Гостю, адаптувати їх у максимально стиснуті строки й досягти максимальної ефективності в процесі зборки та доставки замовлень. І що надважливо донести всю важливість усій команді новачків, які розумітимуть свій внесок у нашу спільну кінцеву мету.»
У той активний час 90% уваги команди були сфокусовані на дзвінках кандидатам та організації процесу залучення талантів (рекрутинг інтерв’ю, інтервʼю з наймаючими менеджерами, стажування і тд). Це монотонна робота з ризиком вигорання, тому в гарячий період Валерія кожного тижня проводила one-to-one мітинги з кожним рекрутером, щоб разом подумати, як можна забезпечити розвиток і різноманіття робочого процесу навіть за таких складних умов. Тоді команда показала максимальну орієнтацію на результат, усі працювали злагоджено й допомагали один одному.
Як MAUDAU турбується про комфорт співробітників
Аналіз потреб і вміння дослухалися до бажань співробітників — важлива частина культури MAUDAU. Що більша команда, то більше змін впроваджуються. Для того, щоб найняти потрібну кількість людей у дуже стиснені строки потрібно було гнучко перебудовувати процеси та додаткові умови, на які ми наймали.
Наприклад, було вирішено приєднати розвезення з прилеглих районів, щоби працівникам було зручніше добиратися до складу. Змінилися і графіки: раніше зміни здебільшого були по 12 годин, ввели диференціацію по тривалості, часу початку та закінчення, на денні та нічні зміни, що надало співробітникам з’явилася можливість працювати і встигати навчатися, проводити час із дітьми, рідними, друзями та займатися особистими справами. Розглядали можливості роботи вартовим способом, розвозки в межах області та багато інших варіантів.
Читай також: «Як працює склад MAUDAU. Робочі будні працівників»
Також ми завжди дбаємо про те, щоби пропонувати справедливу оплату праці, для чого регулярно звіряємося з ринком і в разі необхідності узгоджуємо підвищення. Якщо кандидата не влаштовує тільки рівень оплати — ми пропонуємо залишити його в умовному резерві й повторно контактуємо з ним, коли можемо запропонувати іншу компенсацію.
Важливо регулярно аналізувати, на якому етапі відмовляються кандидати. Завдяки глибині й постійності аналізу, команда знаходилась у постійному синхроні і вчасно приймала рішення щодо зменшення впливу того чи іншого фактору на результати та швидкість найму. Для максимальної синергії команда залучення талантів має щоденні операційні та щотижневі спільні зустрічі, а також постійно синхронізується з керівниками та наймаючими менеджерами для забезпечення узгодженості всіх дій та змін.
Складнощі в процесі найму
Основним викликом була задача втримати якість у надшвидкому темпі пошуку нових співробітників. У кандидатах команда залучення талантів шукає перш за все м’які навички, які відповідатимуть нашим ключовим компетенціям: гостецентричність, вміння працювати в команді, орієнтацію на результат, здатність приймати рішення та брати на себе відповідальність.
Та коли в рекрутера по 20–30 інтерв’ю в день звісно не вистачає часу та іноді уваги на те, щоби перевірити абсолютно всі фактори. Як наслідок ми просіли в наймі й відсів склав до 10 % в перші 1–3 тижні роботи в основному через невідповідність технічним вимогам для ролі та неспроможність виконувати поставлені норми по збору замовлень. І тут грав основний фактор, який допомагає і надалі — постійно аналізувати метрики та проактивно на них реагувати, щоб робити досвід співробітників та кандидатів усе краще.
Валерія: «Спланувати процес найму в таких гарячий період — складно, проте цілком реально. Головне — завчасно готуватись, продумувати майбутні процеси та підхід до пошуку, а також постійно вести роботу з наймаючими менеджерами. Навантаження можна розподілити рівномірно, але воно точно буде вищим, ніж у звичайний сезон. Потрібно бути готовим до того, що деякі проєкти вимушено посунуться на потім або виконуватимуться не так швидко.
Станом на сьогодні MAUDAU вдалося впоратись із найактивнішим періодом. За словами Валерії, основними отриманими уроками для неї стали необхідність завчасного планування, вчасне врахування та пропрацювання ризиків, підготовка команди до гарячого сезону та постійний аналіз.
Також важлива постійна синхронізація з наймаючими менеджерами, відслідковування потреби кандидатів та гарячих трендів. І, звичайно, варто в майбутньому не допускати випадків, коли потрібно різко найняти 300 людей за 1.5 місяці без підготовленої команди 🙂
«Такі проєкти дійсно згуртовують. Я дуже пишаюсь нашою командою та вибудованою взаємодією: це те, що мене надихає і допомагає відновлюватися максимально швидко.»
Після напруженого періоду на команду чекав Таємний Санта та довгоочікувана відпустка на новорічні свята, яка пройшла з думкою «ми впорались».
Наразі склад повністю укомплектований і близько 90 % нових співробітників змогли адаптуватися до робочих процесів. Наразі команди MAUDAU готові гнучко підходити до змін і робити все, щоб нові MAUDAUвці якомога довше залишались із нами. Зараз у більш спокійний сезон ми запланували цілий ряд покращень — від покращення побутових умов до так необхідної автоматизації роботи складу, що надихає всю команду й мотивує прямувати до наших амбітних цілей на 2024 рік.
Долучайся до MAUDAU: переглядай актуальні вакансії в нашу команду та знаходь свою наступну роботу. А ще — підписуйся на People департамент MAUDAU в Instagram, щоб не пропустити цікаві новини та вакансії.
